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仮想ワークスペース・社内メンバー会議

こちらのマニュアルは、チーム用の仮想オフィスを作成したいユーザーを対象としています。

アカウントの作成・仮想オフィスの立ち上げ・社内会議のはじめ方についてご紹介します。

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仮想ワークスペース

仮想オフィスをご利用するために新規ワークスペースの作成、アプリのダウンロード、フロアの作成、メンバー招待を行う必要があります。

新規ワークスペースを作成

VoicePingの仮想オフィスをご利用するためにはVoicePingのトップページの「無料版を試す」から新規ワークスペースを作成してください。会員登録が終了すると、自動的にPCにVoicePingアプリがダウンロードされます。アプリをインストールし、アプリの利用を開始してください。

オフィスフロアを作成

ワークスペースの作成後、メンバーを割り当てるフロアを作成してください。左側のネームバーの中に、一番上にあるフロアユニットの右上にある「+」ボタンをクリックして追加できます。

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チームメンバーを招待

社内の人をVoicePingのワークスペースに招待する方法は3つあります。

  • 招待と同時にメンバーをプロジェクト・グループに割り当て、権限を決める場合、「ワークスペースに招待」から相手に招待メールをお送りください。
  • 全てのフロアのアクセスが可能で、後からメンバーの権限・グループ管理を行う場合は「URLで招待」をしてください。
  • 管理者がアカウントを作成したい場合、「ユーザーを作成」からCVSファイルをアップロードまたは、メンバーの名前とメールアドレスを入力してください。

フロアでチームと話す

テレワークでのコミニュケーションというとWeb会議を行うのがスタンダードになりつつありますが、スケジュール調整が面倒くさいなどの理由によりコミニュケーションが減った、というケースは少なくありません。

このお悩みを解決するために、VoicePing仮想オフィスには気軽にチームと話せる「声かけ」機能があります。

まず、ユーザーステータスから相手が話せるか、確認しましょう。

ユーザーステータス

オンライン
オンライン

取り込み中
取り込み中
離席中
離席中

声かけ

相手が話せるようであれば、「声かけ」機能をご使用ください。仮想オフィスのフロアで設定された範囲内でお話ができます。フロアにいるメンバー全員に声をかけたい場合はこの機能ではなく、「ブロードキャスト」をご使用ください。

テキストチャット

「声かけ」機能以外に、他の人と話すツールとしてチャットボックスが設けられています。テキストチャットの「テキスト翻訳」機能で外国の方とやりとりもできます。

*VoicePingアプリから他のアプリに移動しても、テキストボックスは表示されますので、いつでもメンバーとコミニュケーションがとれます。

掲示板

掲示板のような社内連絡ツールとして「カスタムオブジェクト」を使うことができます。

URLをオフィスフロアに追加した場合:

フロアをカスタマイズ

VoicePingの「カスタムレイアウト機能」でフロアを自由にカスタマイズできます。

社内メンバー会議

会議室を作成

VoicePing仮想オフィスの会議室には3種類あります:一般・プライベート・定例会議用

以下の動画では一般会議室の作成を行なっています。

プライベート会議室

デフォルトの設定では、会議室には誰でも自由に出入りすることができます。会議室をプライベートミーティングルームに設定すると、招待がないメンバーはその会議室に入れなくなります。

詳細については以下のページをご覧ください。👇

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プライベート会議室の利用方法

定例会議

定例会議用の会議室では参加するメンバーと時間帯をあらかじめ設定しておけば、会議時間になった時に参加メンバーを自動で呼び出すことが可能です。

詳細ついては以下のページをご覧ください。👇

定例会議設定
定例会議設定

翻訳可能な言語を設定 (任意)

リモート会議に参加する方が翻訳機能 (音声翻訳テキスト翻訳) をご使用する場合、「ワークスペースの言語オプション」から翻訳可能な言語を予め設定する必要があります。

音声翻訳

VoicePing翻訳機能の一つの「音声翻訳機能」は、発話内容がリアルタイムで文字起こしされると同時に設定された翻訳可能な言語の一つに翻訳できる機能です。

詳細については以下のページをご覧ください。👇

音声翻訳
音声翻訳

テキスト翻訳

VoicePing翻訳機能の一つの「テキスト翻訳機能」を有効にすると、他のユーザーから送信されたテキストが選択した言語に訳されます。

詳細については以下のページをご覧ください。👇

テキスト翻訳
テキスト翻訳

会議に招待

会議に参加するメンバーをサイドバーから探し、会議室へ招待します。

参加者が多ければ、テキストチャットまたは、カスタムオブジェクトとしてミーティングURLを共有することもできます。 (URLは一般的にゲストを招待するときに使用)

参加通知を受ける (任意)

ミーティングの参加者が会議室に入る際に参加通知を受けるようにすることができます。この機能を有効化すると参加リクエストを承認するまで参加者は入室できませんのでご注意ください。

議事録を確認 (任意) 

ミーティング後、ブラウザー上で議事録を確認することができます。

こちらでAIが要約した議事録を確認することができます。

権限を変える

会議ログのアクセス権限を以下のように調整することができます。

お問い合わせ

ご不明な点や質問などがございましたら、テキストチャットによるサポートで迅速に対応させて頂きます。

@January 12, 2024 更新 by VoicePing株式会社