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仮想オフィスをご利用するために新規ワークスペースの作成、アプリのダウンロード、フロアの作成、メンバー招待を行う必要があります。

VoicePingの仮想オフィスをご利用するためにはVoicePingのトップページの「無料版を試す」から新規ワークスペースを作成してください。会員登録が終了すると、自動的にPCにVoicePingアプリがダウンロードされます。アプリをインストールし、アプリの利用を開始してください。

ワークスペースの作成後、メンバーを割り当てるフロアを作成してください。左側のネームバーの中に、一番上にあるフロアユニットの右上にある「＋」ボタンをクリックして追加できます。

社内の人をVoicePingのワークスペースに招待する方法は３つあります。

テレワークでのコミニュケーションというとWeb会議を行うのがスタンダードになりつつあるが、スケジュール調整が面倒くさいなどの理由によりコミニュケーションが減った、というケースは少なくありません。このお悩みを解決するために、VoicePing仮想オフィスには気軽にチームと話せる「声かけ」機能があります。

相手が話せるようであれば、「声かけ」機能をご使用してください。仮想オフィスのフロアで設定された範囲内でお話ができます。フロアにいるメンバー全員に声をかけたい場合はこの機能ではなく、「ブロードキャスト」をご使用ください。

「声かけ」機能以外に、他の人と話すツールとしてチャットボックスが設けられています。テキストチャットの「テキスト翻訳」機能で外国の方とやりとりもできます。

掲示板のような社内連絡ツールとして「カスタムオブジェクト」を使うことができます。

URLをオフィスフロアに追加した場合：

VoicePingの「カスタムレイアウト機能」でフロアを自由にカスタマイズできます。

VoicePing仮想オフィスの会議室には３種類あります：一般・プライベート・定例会議用

以下の動画では一般会議室の作成を行なっています。

デフォルトの設定では、会議室には誰でも自由に出入りすることができます。会議室をプライベートミーティングルームに設定すると、招待がないメンバーはその会議室に入れなくなります。

詳細については以下のページをご覧ください。👇

定例会議用の会議室では参加するメンバーと時間帯をあらかじめ設定しておけば、会議時間になった時に参加メンバーを自動で呼び出すことが可能です。

詳細ついては以下のページをご覧ください。👇

リモート会議に参加する方が翻訳機能 (音声翻訳・テキスト翻訳) をご使用する場合、「ワークスペースの言語オプション」から翻訳可能な言語を予め設定する必要があります。

VoicePing翻訳機能の一つの「音声翻訳機能」は、発話内容がリアルタイムで文字起こしされると同時に設定された翻訳可能な言語の一つに翻訳できる機能です。

詳細については以下のページをご覧ください。👇

VoicePing翻訳機能の一つの「テキスト翻訳機能」を有効にすると、他のユーザーから送信されたテキストが選択した言語に訳されます。

詳細については以下のページをご覧ください。👇

会議に参加するメンバーをサイドバーから探し、会議室へ招待します。

参加者が多ければ、テキストチャットまたは、カスタムオブジェクトとしてミーティングURLを共有することもできます。 (URLは一般的にゲストを招待するときに使用）

ミーティングの参加者が会議室に入る際に参加通知を受けるようにすることができます。この機能を有効化すると参加リクエストを承認するまで参加者は入室できませんのでご注意ください。

ミーティング後、ブラウザー上で議事録を確認することができます。

さらに、Transcript AI (Beta) を有効化している場合、AIが要約した議事録を確認することができます。

VoicePing仮想オフィスには時間追跡機能、スクリーンショット機能、作業・オンラインログなど、チームの生産性を向上させるための機能が沢山あります。

マネージャーはメンバーの作業ログとオンラインログを見ることができます。

作業ログはメンバーが作業タイマーから入力した情報と作業時間が記録されたものです。

オンラインログはメンバーが仮想オフィス内に滞在した時間と滞在中のステータス変化を記録したものです。

「作業ログ」機能でマネージャーはメンバー・グループがプロジェクトやタスクごとにどのくらいの時間がかかっているか見ることができます。

「作業ログ」機能をご利用するためには、プロジェクトを作成し、各プロジェクトにメンバーを割り当てる必要があります。そして、時間追跡のタイムトラッキング機能も有効にしなければいけません。

タイムトラッキン機能でどのメンバーが、どのプロジェクトに、どういう作業を、どのくらい時間をかけたかが記録されます。 同時にスクリーンショット機能を有効にすると10分おきにメンバーのデスクトップ画面のスクリーンショットが自動的に保存され、作業ログとして記録されます。

「オンラインログ」機能でマネージャーはメンバーが仮想オフィス内に滞在した時間と滞在中のステータス変化を見ることができます。

「週間レポート」と「日次オンラインログ」に分かれています。

以下のように、メンバーごとのオンラインログをダウンロードすることもできます。

操作が無い状態が何分継続したらステータスを離席に変更するかを設定できます。

作業ログやオンラインログの確認の他に、マネージャーはサイドバーからメンバーの「使用中アプリ」を見ることができます。

仮想オフィスのマネージャーはメンバーが発行した請求書を確認することができます。

マネージャー用「請求書」ページ👇

マネージャーが割り当てたプロジェクトの中から一つ選択し、作業内容を入力し、エンターキーまたは、タイマー再生ボタンをクリックしてください。

タイムトラッキング機能で作業ログが自動的に記録されるため、請求書が簡単に作成できます。

業務委託メンバーの請求書発行については👇

ご不明な点や質問などがございましたら、テキストチャットによるサポートで迅速に対応させて頂きます。また、使用上の上で何か問題がある場合でも、こちらの連絡方法をご利用ください。

@September 7, 2023 更新 by VoicePing株式会社