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会議室の利用方法

目次

会議室とは

現実のオフィスと同様、決まったメンバー同士で会議を行うための空間です。入室者同士での会議や、同時作業が可能です。

フロアで見える青色もしくは灰色のカードが会議室です。中に入ると、ホワイトボードや会話の文字起こし、会議データの保存など様々な機能が利用できます。

会議室
会議室

会議室の作成

会議室の作成方法(動画)

会議室の作成は簡単な3ステップです。

「新しい会議」ボタン
「新しい会議」ボタン
  1. フロアの右上にある青色の「新しい会議」ボタンをクリックする
会議室名
会議室名
  1. 会議室名を入力する
「作成」ボタン
「作成」ボタン
  1. 「作成」ボタンをクリックする

会議室のロック(プライベートルーム設定)

デフォルトの設定だと、会議室には誰でも自由に出入りすることができます。

会議室をプライベートミーティングルームに設定すると、招待がないメンバーはその会議室に入れなくなります。

会議室左上にある歯車マークから設定できます。設定後は必ず「適用」をクリックしてください。
会議室左上にある歯車マークから設定できます。設定後は必ず「適用」をクリックしてください。

背景画像の設定

会議室内の背景は、自由に変更することができます。

デフォルトでは木目調になっていますが、「画像をアップロード」からお好きな画像をアップロードして、背景として使用することができます。

背景を設定したら必ず「適用」をクリックしてください。
背景を設定したら必ず「適用」をクリックしてください。

文字起こし機能の設定

会議室内でのメンバーの会話を、テキストとして文字起こしすることができる機能です。

機能のオン/オフを変更した場合には、必ず「適用」をクリックしてください。
機能のオン/オフを変更した場合には、必ず「適用」をクリックしてください。
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文字起こし/自動議事録作成

言語の設定

会議室内での使用言語を設定することができます。

会話をテキスト化する際の言語として設定されます。

設定の変更後には、必ず「適用」をクリックしてください。
設定の変更後には、必ず「適用」をクリックしてください。

上記の設定であれば、チャットは日本語で表示されます。

翻訳の設定については 音声翻訳について をご覧ください。

WEBカメラの大きさ調整

WEBカメラの大きさ調整方法

ワークスペースオーナーは、会議室内でメンバーがカメラをONにした時に表示される顔画面の大きさを調整することが可能です。

歯車アイコン
歯車アイコン
  1. フロア右上の歯車アイコンをクリック
「ウェブカメラのサイズ」
「ウェブカメラのサイズ」
  1. 「ワークスペース」内の「ウェブカメラのサイズ」部分で欲しいサイズをクリック
「適用」ボタン
「適用」ボタン
  1. 「適用」ボタンをクリック

WEBカメラの長方形化

WEBカメラの長方形化方法
歯車アイコン
歯車アイコン
  1. 会議室内左上の歯車アイコンをクリック

「ウェブカメラの長方形化」- トグルボタン
「ウェブカメラの長方形化」- トグルボタン
  1. 「ウェブカメラの長方形化」のトグルボタンをクリック
「適用」ボタン
「適用」ボタン
  1. 「適用」ボタンをクリック

WEBカメラのバーチャル背景設定

WEBカメラのバーチャル背景設定方法
ビデオアイコン - 矢印
ビデオアイコン - 矢印
  1. 中央下のツールバーにあるビデオアイコンの横にある矢印をクリック
「仮想背景設定」
「仮想背景設定」
  1. 「仮想背景設定」メニューをクリック
背景
背景
  1. 使いたい背景をクリック
画像をアップロード
画像をアップロード
  1. もしくは、欲しい画像をアップロード

「バーチャル背景機能を有効化」- トグルボタン
「バーチャル背景機能を有効化」- トグルボタン

  1. 「バーチャル背景機能を有効化」のトグルをクリック

入室

会議室への入室方法

フロアにある青色、もしくは灰色のカードをクリックすると入室することができます。

会議メンバーの招待

メンバーを会議に招待する方法

会議室の中で、左側のネームバー(メンバー一覧)から会議に招待したい人をクリックすると、その人をその会議室に招待することができます。

メンバーが多くてネームバーから探すことが困難な場合には、メンバー検索機能(2022.7.6リリース)を利用してください。

会議室にゲストを招待

会議室にゲストを紹介する方法

会議室にゲストを紹介する方法
歯車アイコン
歯車アイコン
  1. 会議室内左上の歯車アイコンをクリック
「ゲスト用WEBアプリを有効化」- トグルボタン
「ゲスト用WEBアプリを有効化」- トグルボタン
  1. 「ゲスト用WEBアプリを有効化」のトグルボタンをクリックする
URL
URL
  1. URLをコピーする
「適用」ボタン
「適用」ボタン
  1. 「適用」ボタンをクリック

コピーしたURL
コピーしたURL
  1. コピーしたURLを招待したい相手に共有

※ チェックを外す(WEBアプリ無効化)と、ゲストは入場できなくなります。

※ 相手に共有する際には、入場後誰なのかがわかるようなゲスト名の設定をお願いすることをお勧めします。

会議室にパスワード設定(オプション)

ゲストが入場する際にパスワード入力するようにすることができます。

会議室にパスワード設定する方法
歯車アイコン
歯車アイコン
  1. 会議室内左上の歯車アイコンをクリック
「ゲスト用WEBアプリにパスワードを設定」- トグルボタン
「ゲスト用WEBアプリにパスワードを設定」- トグルボタン
  1. 「ゲスト用WEBアプリを有効化」の下にある「ゲスト用WEBアプリにパスワードを設定」のトグルボタンをクリック

URL
URL
  1. URLをコピーする
「適応」ボタン
「適応」ボタン
  1. 「適応」ボタンをクリック
コピーしたパスワード
コピーしたパスワード
  1. コピーしたパスワードを招待したい相手に共有

※ チェックを外す(パスワード無効化)と、ゲストはパスワード入力なしで入場可能です。

メンバーがゲストとして入場する際の注意点

💡
Google アカウントでVoicePingにログインしているメンバーが、同じアカウントでログイン中のChromeブラウザーからゲスト入場することはできません。

ゲスト招待ができているかを確認する場合には、

  • Chrome 以外のブラウザーで入場する
  • Chrome のシークレッドモードで入場する
  • VoicePingアプリからログアウトしてから入場する

必要があります。

定例会議の設定

VoicePingでは定例ミーティングごとに専用の会議室を作ることを推奨しています。蓄積されている動画や議事録が会議室ごとに整理されて保存されるためです。

会議室では、定例会議に参加するメンバーと時間帯をあらかじめ設定しておけば、会議時間になった時に参加メンバーを自動で呼び出すことが可能です。

定例会議機能の設定方法

定例会議機能の設定方法
歯車アイコン
歯車アイコン
  1. 会議室内左上の歯車アイコンをクリック
「定例会議の設定を有効化」のトグルボタン
「定例会議の設定を有効化」のトグルボタン
  1. 「定例会議の設定を有効化」のトグルボタンをクリック

参加メンバー
参加メンバー
  1. 参加するメンバーを追加(名前で検索、グループ指定可能)
  2. ※ グループの作り方は、以下のページを参照してください。

    👥
    グループ管理と閲覧権限
時間帯、曜日
時間帯、曜日
  1. 定例会議が行われる時間帯、曜日を指定
「+さらにもう一つの定例をセット」ボタン
「+さらにもう一つの定例をセット」ボタン
  1. 定例会議の時間帯が他にもある場合には、「+さらにもう一つの定例をセット」ボタンをクリックし、時間帯を指定
「開始前に参加者に自動通知」
「開始前に参加者に自動通知」
  1. 「開始前に参加者に自動通知」で、定例会議の何分前にメンバーを呼び出すかを指定
「適用」ボタン
「適用」ボタン
  1. 「適用」ボタンをクリック

上記の設定を行うことで、定例会議の時間になると自動で指定したメンバーに呼び出しがかかります。

チャットボックス

テキストチャットログをエクスポート

「チャット」
「チャット」
  1. 中央下のツールバーの「チャット」をクリック
ダウンロードアイコン
ダウンロードアイコン
  1. チャットボックスの左上にあるダウンロードアイコンをクリック
保存
保存
  1. 画像を保存

テキストチャットボックス拡大・縮小

テキストチャットボックスの拡大・縮小方法 - 会議室
「チャット」
「チャット」
  1. 中央下のツールバーの「チャット」をクリック

チャットボックス - 左側
チャットボックス - 左側
  1. チャットボックスの左側をクリックしながらマウスを移動し、サイズを調節

ミーティング終了後の自動データ削除

ミーティング終了後の自動データ削除する方法
歯車アイコン
歯車アイコン
  1. 会議室内左上の歯車アイコンをクリック
「ユーザー不在時の自動データ削除」- トグルボタン
「ユーザー不在時の自動データ削除」- トグルボタン
  1. 「ユーザー不在時の自動データ削除」のトグルボタンをクリック
「適用」ボタン
「適用」ボタン
  1. 「適用」ボタンをクリック

※ 全員が会議室を退場した場合のみ、共同作業ツールが削除されます。

会議室の削除

💡
会議室を削除すると、該当会議室内で作成された議事録及び録画動画も一緒に削除されるので、事前に必要な記録をダウンロードしてください。

会議室の削除方法

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  1. 会議室カードの右上にある3点ボタンをクリック
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  1. 「会議室を削除」をクリック

お問い合わせ

ご不明な点や質問などがございましたら、テキストチャットによるサポートで迅速に対応させて頂きます。また、使用上の上で何か問題がある場合でも、こちらの連絡方法をご利用ください。

@February 18, 2023 更新 by VoicePing株式会社