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会議室の利用方法

目次

会議室とは

現実のオフィスと同様、決まったメンバー同士で会議を行うための空間です。入室者同士での会議や、同時作業が可能です。

フロアで見える青色もしくは灰色のカードが会議室です。中に入ると、ホワイトボードや会話の文字起こし、会議データの保存など様々な機能が利用できます。

会議室
会議室

会議室の作成

会議室の作成は簡単な3ステップです。

  1. フロアの右上にある青色の「新しい会議」ボタンをクリックする
  2. 会議室の名前を入力する
  3. 「作成」をクリックする
会議室の作成方法(動画)

会議室のロック(プライベートルーム設定)

デフォルトの設定だと、会議室には誰でも自由に出入りすることができます。

会議室をプライベートミーティングルームに設定すると、招待がないメンバーはその会議室に入れなくなります。

会議室左上にある歯車マークから設定できます。設定後は必ず「適用」をクリックしてください。
会議室左上にある歯車マークから設定できます。設定後は必ず「適用」をクリックしてください。

背景画像の設定

会議室内の背景は、自由に変更することができます。

デフォルトでは木目調になっていますが、「画像をアップロード」からお好きな画像をアップロードして、背景として使用することができます。

背景を設定したら必ず「適用」をクリックしてください。
背景を設定したら必ず「適用」をクリックしてください。

文字起こし機能の設定

会議室内でのメンバーの会話を、テキストとして文字起こしすることができる機能です。

機能のオン/オフを変更した場合には、必ず「適用」をクリックしてください。
機能のオン/オフを変更した場合には、必ず「適用」をクリックしてください。
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文字起こし/自動議事録作成

言語の設定

会議室内での使用言語を設定することができます。

会話をテキスト化する際の言語として設定されます。

設定の変更後には、必ず「適用」をクリックしてください。
設定の変更後には、必ず「適用」をクリックしてください。

上記の設定であれば、チャットは日本語で表示されます。

翻訳の設定については 音声翻訳について をご覧ください。

WEBカメラの大きさ調整

ワークスペースオーナーは、会議室内でメンバーがカメラをONにした時に表示される顔画面の大きさを調整することが可能です。

  1. 右上の設定ボタンをクリック
  2. 「ワークスペース」内の「ウェブカメラのサイズ」部分をクリック
  3. 欲しいサイズを選択
  4. 「適用」をクリック
WEBカメラの大きさ調整方法

WEBカメラの長方形化

  1. 左上の設定ボタンをクリック
  2. 「ウェブカメラの長方形化」をクリック
  3. 「適用」をクリック
WEBカメラの長方形化方法

WEBカメラのバーチャル背景設定

  1. 中央下のツールバーにあるビデオアイコンの横にある矢印をクリック
  2. バーチャル背景機能を有効化をクリック
  3. 仮想背景設定をクリック
  4. 画像をアップロード
  5. 使いたい背景をクリック
WEBカメラのバーチャル背景設定方法

入室

フロアにある青色、もしくは灰色のカードをクリックすると入室することができます。

会議室への入室方法

会議メンバーの招待

会議室の中で、左側のネームバー(メンバー一覧)から会議に招待したい人をクリックすると、その人をその会議室に招待することができます。

メンバーが多くてネームバーから探すことが困難な場合には、メンバー検索機能(2022.7.6リリース)を利用してください。

メンバーを会議に招待する方法

定例会議の設定

VoicePingでは定例ミーティングごとに専用の会議室を作ることを推奨しています。蓄積されている動画や議事録が会議室ごとに整理されて保存されるためです。

会議室では、定例会議に参加するメンバーと時間帯をあらかじめ設定しておけば、会議時間になった時に参加メンバーを自動で呼び出すことが可能です。

定例会議機能の設定方法

  1. アプリ右上の「新しい会議」をクリック
  2. 会議室名等基本設定を行う
  3. 「定例会議の設定を有効化」をクリック
  4. 参加するメンバーを追加(名前で検索、グループ指定可能)
  5. ※ グループの作り方は、以下のページを参照してください。

    👥
    グループ管理と閲覧権限
  6. 定例会議が行われる時間帯、曜日を指定
  7. 定例会議の時間帯が他にもある場合には、「+さらにもう一つの定例をセット」をクリックし、時間帯を指定
  8. 「開始前に参加者に自動通知」で、定例会議の何分前にメンバーを呼び出すかを指定
  9. 「作成」をクリック

上記の設定を行うことで、定例会議の時間になると自動で指定したメンバーに呼び出しがかかります。

ミーティング終了後の自動データ削除

  1. 左上の設定ボタンをクリック
  2. 「ユーザー不在時の自動データ削除」部分をクリック
  3. 「適用」をクリック
ミーティング終了後の自動データ削除する方法

※ 全員が会議室を退場した場合のみ、共同作業ツールが削除されます。

会議室の削除

フロアにある青色、もしくは灰色のカードの右上にある3点から「会議室を削除」をクリックして、その会議室を削除することができます。

お問い合わせ

ご不明点や質問などがありましたら、support@voice-ping.comまでご連絡ください。

@October 17, 2022 更新 by VoicePing株式会社