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会議室の利用方法

会議室とは

現実のオフィスと同様、決まったメンバー同士で会議を行うための空間です。入室者同士での会議や、同時作業が可能です。

フロアで見える青色もしくは灰色のカードが会議室です。中に入ると、ホワイトボードや会話の文字起こし、会議データの保存など様々な機能が利用できます。

会議室
会議室

会議室の作成

  1. フロアの右上にある青色の「新しい会議」ボタンをクリックする
  2. 会議室名を入力する
  3. 会議室をカスタマイズする
  4. 「作成」ボタンをクリックする
会議室の作成方法(動画)

入室制限

フォルトの設定だと、会議室には誰でも自由に出入りすることができます。

しかし、入室制限の機能を有効化すると招待をしなくても1名が参加できます。

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詳細に関しては以下のページをご覧ください。👇

背景画像の設定

会議室内の背景は、自由に変更することができます。

デフォルトでは木目調になっていますが、「画像をアップロード」からお好きな画像をアップロードして、背景として使用することができます。

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定例会議

定例ミーティングごとに専用の会議室を作ることができます。

設定方法:

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文字起こし機能の設定

会議室内でのメンバーの会話を、テキストとして文字起こしすることができる機能です。

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文字起こし/自動議事録作成
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基本言語の設定

会議室内でのユーザーの発言は基本言語で文字起こしされます。

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ユーザー不在時:自動データ削除

セキュリティのために全員が会議室を退場すると、共同作業ツールが削除されます。

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WEBカメラの長方形化

会議室内ではフロアのように丸いレイアウトではなく、長方形にすることができます。

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WEBカメラの大きさ調整

ワークスペースオーナーは、会議室内でメンバーがカメラをONにした時に表示される顔画面の大きさを調整することが可能です。

  1. フロア右上の歯車アイコンをクリック
  2. 「ワークスペース」タブをクリック
  3. 「ウェブカメラのサイズ」を選ぶ
  4. 「更新」ボタンをクリック
WEBカメラの大きさ調整方法

バーチャル背景画像

  1. 中央下のツールバーのビデオアイコンの横にある矢印にカーソルを当てる
  2. 「バーチャル背景画像設定」メニューをクリック
  3. 使いたい背景をクリック、または、使用したい画像をアップロード
  4. バーチャル背景を無効にする場合は「バーチャル背景機能を有効化」のトグルボタンをクリック
WEBカメラのバーチャル背景設定方法

会議室のピン留め

お気に入りの会議室をピン留めすることができます。

  1. 会議室の3点ボタンをクリック
  2. 「ピン会議室」をクリック
  3. 会議室をピン留めする方法

入室

フロアにある青色、もしくは灰色のカードをダブルクリックすると入室することができます。

会議室への入室方法

会議メンバーの招待

会議室の中で、左側のネームバー(メンバー一覧)から会議に招待したい人をクリックすると、その人をその会議室に招待することができます。

メンバーが多くてネームバーから探すことが困難な場合には、メンバー検索機能(2022.7.6リリース)を利用してください。

メンバーを会議に招待する方法

参加リクエストを受け取る

プライベート会議室だけではなく、一般の会議室でもユーザーは会議室の参加リクエスト通知をどこにいても受け取れるように設定可能です。

例えば、ユーザーが会議室を面談や営業商談に使っている場合、相手が会議室をノックした時にすぐに通知を受け取れますので、そのユーザーは該当する会議室で常に待機している必要がなくなります。

参加リクエストを受け取る方法

  1. サイドバーから会議室を探し、三点リーダーをクリック
  2. 「参加リクエストを受け取る」のトグルボタンをクリック (フロア上の会議室カードからも可能)
  3. 参加リクエストを受け取る方法

参加リクエストを送る

  1. 参加したい会議室のディスプレイカードにカーソルを当てる
  2. 「参加リクエスト」ボタンをクリック
参加をリクエストする方法

参加リクエストを承認・拒否

  1. 会議室の左上に出てくる通知の「拒否」または「承認」ボタンをクリック
ゲストユーザーの参加の申請方法

会議室から参加者を退室させる

  1. ユーザーのアバターにカーソルを当てる
  2. 「会議室から外す」ボタンをクリック
参加者を退室させる方法

会議室にゲストを招待

ユーザー以外に「ゲスト」も会議に参加できます。

詳細に関しては以下のページをご覧ください。👇

メンバーがゲストとして入場する際の注意点

💡
Google アカウントでVoicePingにログインしているメンバーが、同じアカウントでログイン中のChromeブラウザーからゲスト入場することはできません。

ゲスト招待ができているかを確認する場合には、

  • Chrome 以外のブラウザーで入場する
  • Chrome のシークレッドモードで入場する
  • VoicePingアプリからログアウトしてから入場する

必要があります。

定例会議の設定

VoicePingでは定例ミーティングごとに専用の会議室を作ることを推奨しています。蓄積されている動画や議事録が会議室ごとに整理されて保存されるためです。

会議室では、定例会議に参加するメンバーと時間帯をあらかじめ設定しておけば、会議時間になった時に参加メンバーを自動で呼び出すことが可能です。 設定方法に関しては以下のページをご覧ください。👇

会議室の削除

  1. 会議室カードの右上にある3点リーダーをクリック
  2. 「会議室を削除」をクリック
  3. 「削除」ボタンをクリック
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    会議室を削除すると、該当会議室内で作成された議事録及び録画動画も一緒に削除されるので、事前に必要な記録をダウンロードしてください。
会議室の削除方法

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@August 1, 2023 更新 by VoicePing株式会社